Zapytanie ofertowe

Zamówienia publiczne 2 Października 2024

Bieruń, dnia 02.10.2024 r.

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej

w Bieruniu

ZAPYTANIE

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bieruniu zaprasza do złożenia oferty na „Organizację spotkania wigilijnego dla osób dorosłych objętych wsparciem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu” na 2024 rok, nie podlegającego procedurom ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z Regulaminem zasad postępowania przy udzielaniu przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bieruniu zamówień publicznych do których nie stosuje się przepisów ustawy.

Opis przedmiotu zamówienia

Wykonawca zapewni w trakcie spotkania wigilijnego posiłki w formie ciepłego obiadu w dniu 18.12.2024 r. godz. 12.00 – 15.00, w lokalu Wykonawcy, dla 25 osób.

W ramach spotkania wigilijnego Wykonawca zapewni również zastawę stołową dla każdego uczestnika wraz z naczyniami i sztućcami (zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń i sztućców jednorazowych), pełną obsługę kelnerską, świąteczną dekorację sali i stołów (obrusy, świeczki, choinka) oraz odpowiednią oprawę muzyczną (kolędy).

Wykonawca udostępni lokal gastronomiczny w dniu 18 grudnia 2024 r. w godz. 12.00-15.00.
Lokal w którego pomieszczeniach odbywać się będzie spotkanie wigilijne musi znajdować się
na terenie Miasta Bieruń. Sala musi pomieścić min. 50 osób.

Liczba uczestników podana w ust. 1 jest szacunkowa. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu maksymalnie o 5 osób. Sytuacja taka nie spowoduje zmiany zaproponowanego przez Wykonawcę w formularzu oferty kosztu posiłku przypadającego na jedną osobę. Fakt ten winien być przez Wykonawcę uwzględniony przy kalkulacji ceny posiłku wigilijnego przypadającego na jednego uczestnika.

Wykonawca zapewni następujące menu na spotkanie wigilijne:

zestaw obiadowo - deserowy dla ok. 25 osób w dniu 18.12.2024 r.:

- zupa grzybowa z grzankami (300 ml),

- ziemniaki (200 g),

- kapusta z grzybami (200 g),

- surówka 2 rodzaje (łącznie 100 g),

- filet rybny smażony (150 g),

- 2 rodzaje ciasta (po 150 g), - sernik i jabłecznik

- makówki (150 g),

- kompot z suszonych owoców, kawa, herbata (bez limitu),

- opłatki (dla każdego uczestnika 1 szt.).

Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków z pełnowartościowych produktów,
z uwzględnieniem wymogów ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia oraz przepisów
o Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

- Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, tj. posiadanie aktualnego zezwolenia stacji Sanitarno - Epidemiologicznej stwierdzające spełnienie wymagań higieniczno - zdrowotnych.

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada aktualną decyzję, zezwolenie, opinię, protokół lub inny dokument Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej potwierdzający dopuszczenie żywienia zbiorowego w zakładzie gastronomicznym, w którym będzie realizowana usługa.

- Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia.

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca posiada lokal gastronomiczny lub zostanie mu udostępniony przez inny podmiot lokal gastronomiczny, posiadający decyzję Powiatowego Państwowego Inspektora Sanitarnego o zatwierdzeniu zakładu i o jego wpisie do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organików Powiatowej Inspekcji Sanitarnej, zgodnie z ustawa z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywieniu ( tj. Dz. U. z dnia 2023 r. poz. 1448).

- Posiada odpowiednią sytuację ekonomiczną i finansową.

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli sytuacja ekonomiczna i finansowa Wykonawcy zapewnia wykonanie zamówienia.

-Dysponują odpowiednią zdolnością zawodową i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca posiada wiedzę i doświadczenie, a także dysponuje odpowiednią ilością osób zdolnych do wykonania zamówienia.

Wykonawca może polegać na potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest uprawdopodobnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zdolnościami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.

- Wykażą, iż w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postepowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował, lub realizuje co najmniej 2 zamówienia odpowiadające swoim zakresem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia.

Ocena wykazania spełnienia warunków wymienionych w ust. 1 dokonana zostanie w oparciu
o informacje zawarte w oświadczeniach lub dokumentach złożonych przez Wykonawcę
w ofercie.
Oferty Wykonawców, którzy nie spełniają ww. warunków nie będą rozpatrywane.

Kryteria wyboru oferty

Kryterium wyboru oferty stanowić będzie:

1) Cena brutto za wykonanie zamówienia o znaczeniu 100%

W trakcie oceny ofert kolejno ocenianym ofertom, zostaną przyznane punkty według następującego wzoru:

Wartość brutto najtańszej oferty

Cena = --------------------------------------------- x 100 pkt

Wartość badanej oferty brutto

Wykonawca określi ceny na wszystkie elementy zamówienia wymienione w formularzu cenowym – załącznik nr 1, który po wypełnieniu przez Wykonawcę stanowić będzie formularz ofertowy.

Ostateczna cena oferty, powinna być liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Wartość bez podatku VAT każdej pozycji musi uwzględniać wszystkie koszty związane
z realizacją przedmiotowego zamówienia oraz uwzględniać wszystkie zobowiązania Wykonawcy.

Wykonawca powinien obliczyć cenę za jeden posiłek, zawierającą wszystkie koszty, jakie będzie zobowiązany ponieść Zamawiający z tytułu realizacji zamówienia, wyliczoną zgodnie ze wzorem formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1.

Cena określona przez Wykonawcę za świadczoną usługę jest obowiązująca przez okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom w okresie jej trwania.

Brak wypełnienia i określenia ceny w jakiejkolwiek pozycji w formularzu cenowym spowoduje odrzucenie oferty.

Ostateczną wartość oferty stanowi suma wartości poszczególnych pozycji formularza cenowego z podatkiem VAT.

Oferta Wykonawcy musi być sporządzona w oparciu o niniejsze zaproszenie.

Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyskała najwyższą liczbę punktów. Wszystkie obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Przedłożona oferta cenowa winna zawierać ostateczną sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia niezbędne do jego wykonania oraz wszystkie obowiązujące w Polsce podatki, składki i opłaty związane z realizacją zamówienia, w tym podatek VAT - dotyczy podmiotów będących płatnikiem podatku VAT. Cenę oferty należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Termin realizacji zamówienia

Wybrany wykonawca zobowiązany będzie do wykonania przedmiotu zamówienia w terminie 18.12.2024 r.

Wymagane dokumenty

Wykonawcy zobowiązani są złożyć wypełniony formularz oferty, stanowiący załącznik do niniejszego zapytania.

Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, wykonawcy zobowiązani są złożyć:

- Wypełnione i podpisane oświadczenia (załącznik nr 2 oraz 4).

- Kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego Wykonawcę do występowania w obrocie prawnym (potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę).

- Kserokopię aktualnego orzeczenia do celów sanitarno- epidemiologicznych.

- W przypadku, w którym Wykonawca korzysta z podwykonawców, zobowiązany jest do złożenia pisemnego zobowiązania tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywania zamówienia.

- Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych głównych usług z zakresu stanowiącego przedmiot zamówienia w okresie zgodnym z p IV ust. 1 lit e, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonywania, ilości i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane (załącznik nr 3).

Składanie ofert

Oferty proszę przekazać do dnia 16.10.2024 r. do godziny 9.00:

Osobiście: do Sekretariatu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, ul. Jagiełły 1, 43-155 Bieruń.
Drogą listowną na ww. adres.
Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim (czytelną i trwałą techniką).
Oferty przekazywane osobiście należy składać w zaklejonej kopercie w siedzibie Zamawiającego (I piętro – sekretariat).
W przypadku przesłania ofert droga listowną liczy się data i godzina dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego,
Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy oraz napis: oferta na realizację zadania pn. „Organizacja spotkania wigilijnego dla osób dorosłych objętych wsparciem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu”.

Zamawiający odrzuci ofertę:

która zostanie złożona po terminie, o którym mowa w pkt 4 niniejszego zapytania;
jeżeli jej treść nie będzie odpowiadała treści niniejszego zapytania;
gdy wykonawca nie przedłoży w wyznaczonym terminie odpowiednich dokumentów;
gdy wykonawca nie złoży w wyznaczonym terminie uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących oferty;
jeżeli jej złożenie będzie stanowiło czyn bezprawny;
która zostanie złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w niniejszym postępowaniu.

Miejsce i termin otwarcia ofert

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 16.10.2024 r. o godz. 9.15 w siedzibie Zamawiającego.

Udzielenie zamówienia

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informacje na stronie internetowej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej podając nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie wyboru.

Informacje dotyczące zawierania umowy

W terminie do 7 dni od daty powiadomienia o wyborze oferty wybrany Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć podpisaną umowę do siedziby Zamawiającego. Wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do niniejszego dokumentu.
Jeżeli podmiot, którego oferta zostanie wybrana, będzie uchylał się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę następną w kolejności pod względem ceny.
Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w przypadku, gdy:

nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,
zrealizowanie umowy jest niemożliwe z uzasadnionych przyczyn.

W przypadku gdy założone środki finansowe okażą się niewystarczające, Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji zaoferowanej ceny.
Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że zostały złożone oferty
o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia
w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych.
Umowa musi zawierać wszystkie uwarunkowania złożonej propozycji cenowej.

Informacje dodatkowe

Zamawiający unieważni niniejsze postępowanie, jeżeli:

nie wpłynie żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu,
cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższała kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia,
nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Składając ofertę wykonawca jednocześnie oświadcza, że:

posiada kompetencje i uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej;
znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej pozwalającej w sposób właściwy zrealizować zamówienie;
dysponuje odpowiednią zdolnością techniczną i zawodową niezbędną do prawidłowego wykonania zamówienia;
złożona oferta będzie ważna przez okres 30 dni (termin związania ofertą);
akceptuje postanowienia niniejszego zapytania;
akceptuje poprawienie przez zamawiającego oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;
akceptuje postanowienia umowy, której wzór stanowi załącznik do niniejszego zapytania
i w przypadku wyboru jego oferty zobowiązuje się zawrzeć umowę zgodą z tym wzorem;
zapoznał się z informacjami dotyczącymi ochrony danych zawartymi w załączniku.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

wezwania wykonawcy do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących ofert;
wezwania wykonawcy do przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w formularzu ofertowym;
poprawienia oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;
podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia;
wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty, jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia;
odwołania niniejszego zapytania jeżeli nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

W niniejszym postępowaniu korespondencja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami przekazywana będzie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na adres: marcela.odrobinska@mops.bierun.pl

Niniejsze zapytanie nie stanowi czynności w postępowaniu prowadzonym na zasadach i w trybie określonym przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania
do zawarcia umowy. Postępowanie prowadzone jest w oparciu o „Regulamin zasad postępowania przy udzielaniu przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bieruniu zamówień publicznych do których nie stosuje się przepisów ustawy” z dnia 13.08.2024 r.

...........................................................

(Parafa osób przygotowujących)

Załącznik nr 1

…………………………………………..

(pieczęć z nazwą i adresem Wykonawcy)

FORMULARZ OFERTOWY

Odpowiadając na zaproszenie do złożenia oferty cenowej na organizację spotkania wigilijnego dla osób dorosłych objętych wsparciem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu, przedkładamy niniejszą ofertę oświadczając, że akceptujemy w całości wszystkie warunki zawarte w zaproszeniu do złożenia propozycji cenowej.

Oferujemy realizację zamówienia zgodnie z poniższymi cenami:

Przedmiot zamówienia:	Szacunkowa ilość posiłków	Cena jednostkowa posiłku netto	Wartość zamówienia netto	Cena jednostkowa posiłku brutto	Wartość zamówienia brutto (w tym podatek VAT…….%)
Posiłek wigilijny: zestaw obiadowo-deserowy	25

Wartość brutto oferty to suma wartości wszystkich jej elementów, zawierająca wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia. Ogółem wartości po przeliczeniu na szacunkową ilość posiłków wynoszą:

Wartość brutto: ……………………………. zł

(słownie: ………………………………………………………………………………………………………………………………złotych)

Wartość netto: ……………………………… zł

(słownie: ………………………………………………………………………………………………………………………………złotych)

Wartość VAT…………………………………. zł

(słownie: ………………………………………………………………………………………………………………………………złotych)

Zobowiązujemy się do wykonania zamówienia w terminie 12.2024 r.,
Oświadczamy, że:

Zapoznaliśmy się z opisem przedmiotu zamówienia (w tym ze wzorem umowy) i nie wnosimy
do niego żadnych zastrzeżeń.
W przypadku wyboru oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5, z uwzględnieniem zaproponowanych danych ofertowych w terminie i miejscu określonym przez Zamawiającego.

Załącznikami do oferty są następujące dokumenty:

…………………………………….. ………………………………........................

(miejscowość i data) (podpis osoby/osób uprawnionych

do występowania w imieniu Wykonawcy)

Załącznik Nr 2

……………………………………………………..

(pieczęć z nazwą i adresem Wykonawcy)

OŚWIADCZENIE

Odpowiadając na zaproszenie do złożenia oferty cenowej na organizację spotkania wigilijnego
dla osób dorosłych objętych wsparciem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu
w imieniu:

………………………………………………………………………………………………….............................................

(pełna nazwa Wykonawcy)

oświadczam, że na dzień składania ofert spełniam warunki udziału w postępowaniu w szczególności dotyczące:

posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, tj. posiadania aktualnego zezwolenia stacji Sanitarno- Epidemiologicznej stwierdzającego spełnienie wymagań higieniczno- zdrowotnych;
dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania

zamówienia;

posiadania odpowiedniej sytuacji ekonomicznej i finansowej do wykonania zamówienia,
dysponowania odpowiednią zdolnością zawodową i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

…………………………………….. ………………………………........................

(miejscowość i data) (podpis osoby/osób uprawnionych

do występowania w imieniu Wykonawcy)

Załącznik nr 3

…………………………………………..

(pieczęć z nazwą i adresem Wykonawcy)

WYKAZ WYKONANYCH I/LUB WYKONYWANYCH USŁUG

Odpowiadając na zaproszenie do złożenia oferty cenowej na organizację spotkania wigilijnego dla osób dorosłych objętych wsparciem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu oświadczam, że w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizowaliśmy (realizujemy), co najmniej dwa zamówienia odpowiadające swoim zakresem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia.

L.p.	NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO	ILOŚĆ WYDANYCH POSIŁKÓW	TERMIN REALIZACJI USŁUGI (od – do)	WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA BRUTTO

Do wykazu należy załączyć dowody potwierdzające, że wykazane w wykazie usługi zostały wykonane
lub są wykonywane należycie.

…………………………………….. ………………………………........................

(miejscowość i data) (podpis osoby/osób uprawnionych

do występowania w imieniu Wykonawcy)

Załącznik nr 4

…………………………………………..

(pieczęć z nazwą i adresem Wykonawcy)

OŚWIADCZENIE

Odpowiadając na zaproszenie do złożenia propozycji cenowej na organizację spotkania wigilijnego dla osób dorosłych objętych wsparciem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu

………………………………………………………………………..………………………………………………………………………..………

(pełna nazwa Wykonawcy)

oświadczam, że:

posiadam lokal gastronomiczny wyposażony i przystosowany do przygotowania posiłków dla uczestników spotkania wigilijnego dla osób dorosłych objętych wsparciem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu, posiadający decyzję Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego o zatwierdzeniu zakładu i o jego wpisie do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej, zgodnie z ustawą z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tj. Dz.U. z 2023 r., poz. 1448),
lokalem dysponuję na podstawie następującego tytułu prawnego …………………………………………………………… lub lokal zostanie mi udostępniony przez inny podmiot, na potwierdzenie przedstawiam pisemne zobowiązanie do udostępnienia go przez podmiot, którym jest ……………………………….………………………………………………….*)Lokal usytuowany jest w Bieruniu, ul. …………………………………………………………….. *)
lokal gastronomiczny będzie pozostawał w mojej dyspozycji przez cały okres umowy.

…………………………………….. ………………………………........................

(miejscowość i data) (podpis osoby/osób uprawnionych

do występowania w imieniu Wykonawcy)

„WZÓR”

Załącznik Nr 5

UMOWA Nr …. / MOPS / 2024

Zawarta w dniu ......................... 2024 r. w Bieruniu między:

Gminą Bieruń - Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Bieruniu ul. Wł. Jagiełły 1, 43-155,

NIP: 646 10 29 795, REGON: 271141510

reprezentowanym przez:

…………………………. – Dyrektora na podstawie pełnomocnictwa Burmistrza Miasta Bierunia z dnia ………………… r. nr……………………………….

zwanym w dalszej części „Zamawiającym”

z siedzibą w ……………………………. przy ul. ………………………………….,

działającym na podstawie wpisu do …………………………………………,

reprezentowanym przez:

……………………………………………………….

zwanym w dalszej części „Wykonawcą”

Strony zgodnie oświadczają, że niniejsza umowa nie jest zawierana w oparciu o przepisy ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r., poz. 1320), a Wykonawca został wybrany przez Zamawiającego w wyniku rozstrzygnięcia postępowania prowadzonego w drodze zaproszenia do składania oferty cenowej dla zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty wymienionej w art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Postępowanie przeprowadzono w oparciu o „Regulamin zasad postępowania przy udzielaniu przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bieruniu zamówień publicznych do których nie stosuje się przepisów ustawy” z dnia 13.08.2024 r.

Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do realizacji kompleksową organizację jednego uroczystego spotkania wigilijnego dla osób dorosłych objętych wsparciem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik
nr 1 do niniejszej umowy.
Wykonawca zobowiązuje się wykonać zamówienie o którym mowa w § 1:

w dniu 18.12.2024 r. w godz. 12.00 – 15.00
w lokalu mieszczącym się w Bieruniu, przy ul. …………………………………, którym Wykonawca dysponuje na podstawie tytułu prawnego lub który został mu udostępniony przez inny podmiot,

dla 25 osób.

Wskazana w punkcie c liczba uczestników spotkania jest szacunkowa, a Zamawiający zastrzega sobie prawo do jej zmniejszenia lub zwiększenia o maksymalnie 4 osoby.

Za wykonanie przedmiotu umowy, określonego w § 1 Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie, którego wartość nie może przekroczyć kwoty:

Netto …..….…… zł (słownie: ……………………..……………………………………..…………………..)

VAT …..…….…… zł (słownie: …………………………..……………………………………………..……..)

Brutto …..……… zł (słownie: ……………………….……………………………….……..………..)

Cena jednego posiłku (zestawu) wynosi:

Netto …..….…… zł (słownie: ……………………..…………………………………………..……………..)

VAT …..…….…… zł (słownie: …………………………..……………………………………………………..)

Brutto …..……… zł (słownie: ……………………….………………………………..……………...)

Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 stanowi iloczyn maksymalnej liczby uczestników spotkania wigilijnego oraz kosztu posiłku (zestawu) przypadający na jednego uczestnika.
W sytuacji zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników spotkania wigilijnego, koszt posiłku (zestawu) przypadający na jednego uczestnika nie ulegnie zmianie, a podstawą do ustalenia ostatecznego wynagrodzenia Wykonawcy będzie iloczyn kosztu posiłku przypadającego na jednego uczestnika oraz ostatecznej liczba uczestników. Sytuacja taka nie będzie wymagała sporządzania aneksu do niniejszej umowy.
Zamawiający przekaże Wykonawcy informację dotyczącą liczby uczestników najpóźniej na
3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem spotkania wigilijnego.
Cena jednego posiłku określona w § 2 ust. 1a) jest stała przez czas trwania umowy.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania pełnej kwoty wskazanej w § 2 ust. 1.
Wynagrodzenie o którym mowa w 2 ust. 1 obejmuje wszelkie ryzyko i odpowiedzialność Wykonawcy za prawidłowe oszacowanie wszystkich kosztów związanych z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia jedynie kosztów wynikających z § 2 pkt. 2. Wszelkie inne koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia w tym w szczególności udostępnieniem Wykonawcy lokalu przez inny podmiot zostaną pokryte przez Wykonawcę.
Podstawa zapłaty wynagrodzenia, będzie wystawiona przez Wykonawcę faktura za usługę wykonaną na warunkach określonych w niniejszej umowie.
Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy po zrealizowaniu usługi, przelewem w ciągu 14 dni roboczych od daty doręczenia prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT po potwierdzeniu na fakturze wykonania przedmiotu umowy w sposób należyty. Płatność nastąpi z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze wystawionej na poniższe dane:

Nabywca: Gmina Bieruń, ul. Rynek 14, 43 – 150 Bieruń, NIP 646 10 15 10

Odbiorca: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bieruniu, 43 -155 Bieruń, ul. Wł. Jagiełły 1.

Za dzień zapłaty Strony uznają moment obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

Wykonawca zobowiązuje się do przygotowywania posiłków zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1, który jest integralną częścią umowy.
Przygotowane posiłki winny być świeże, I gatunku i przygotowane przez Wykonawcę wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych.
Posiłki nie mogą być wykonane z produktów typu „instant” (np. zupy w proszku, sosy, itp.) oraz produktów gotowych (np. mrożone uszka itp.)
Wykonawca zobowiązuje się do realizacji zamówienia w sposób zgodny z wymaganiami obowiązującymi w tym zakresie ustaw i rozporządzeń oraz zasadami wiedzy technicznej oraz bezwzględnego zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o podopiecznych Zamawiającego
z jakimi zapozna się w związku z realizacją przedmiotu niniejszej umowy.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli prawidłowości realizacji usługi, w każdym czasie trwania umowy pod względem spełnienia warunków określonych w umowie i ofercie Wykonawcy.
Zamawiający ma prawo do kontroli jakości wydawanych posiłków i zgodności z gramaturą.
Wykonawca umożliwi osobom upoważnionym przez Zamawiającego dokonania czynności,
o których mowa w ust. 1.
W przypadku stwierdzenia przez osoby kontrolujące naruszenia postanowień umowy lub skarg składanych przez podopiecznych, na jakość posiłków, Zamawiający niezwłocznie powiadomi o tym Wykonawcę, który w terminie 3 dni od otrzymania powiadomienia, złoży wyjaś

Nadzór nad realizacją postanowień niniejszej Umowy z ramienia Zamawiającego pełnić będzie:

-w sprawach proceduralnych: Elżbieta Miś,
w sprawach merytorycznych: Marcela Odrobińska.

Przedstawicielem Wykonawcy będzie:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z niniejszej umowy w formie kar umownych .

Wykonawca płaci Zamawiającemu karę umowną w następujących przypadkach i wysokościach:
odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,
za wykonanie przedmiotu umowy niezgodnie z postanowieniami umowy w szczególności polegające na przygotowaniu posiłku niespełniającego wymagań określonych przez Zamawiającego,

Kara za każdy przypadek naruszenia, o którym mowa powyżej, będzie stanowić 10% wartości zadania określonej w § 2 ust. 1 umowy. Kara zostaje naliczona po uprzednim wysłuchaniu Wykonawcy.

Jeżeli wartość szkody poniesionej przez Zamawiającego przekroczy wartość kar umownych, Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
Zamawiający płaci Wykonawcy karę umowną w następujących przypadkach i wysokościach:
odstąpienie od umowy przez Wykonawcę w wysokości 10 % wartości brutto określonej w § 2 ust. 1 z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, za wyjątkiem sytuacji określonej w 7 umowy.

Kara zostaje naliczona po uprzednim wysłuchaniu Zamawiającego.

Kara płatna będzie w terminie 7 dni od dnia wystawienia faktury/rachunku.

Stronom przysługuje prawo do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach :

Wykonawcy:
jeżeli Zamawiający zawiadomi Wykonawcę, że nie będzie w stanie realizować swoich obowiązków wynikających z umowy.

W przypadku rozwiązania umowy przez Wykonawcę z ww. przyczyny, Wykonawca może żądać odszkodowania na zasadach ogólnych zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.

Zamawiającemu :
jeżeli Wykonawca nie rozpoczął wykonywania usługi, w czasie umożliwiającym jego realizację,
w przypadku zaprzestania przez Wykonawcę prowadzenia działalności gospodarczej, lub ogłoszenia jego upadłości,

W przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego z przyczyn o których mowa powyżej, Zamawiający może żądać odszkodowania na zasadach ogólnych zgodnie
z przepisami Kodeksu Cywilnego.

Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy, w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach; w takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.

Integralną część niniejszej umowy stanowi oferta Wykonawcy złożona Zamawiającemu.
Strony zobowiązują się do wzajemnego stosowania zasad poufności dokumentów, umowy oraz wszelkich informacji uzyskanych od Zamawiającego w związku z przedmiotem umowy.

Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści niniejszej umowy wymagają zgody obu stron, wyrażonej na piśmie w formie aneksu pod rygorem nieważności.
Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści postanowień uzgodnionych w negocjacjach, na podstawie których dokonano zawarcia umowy chyba, że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego.

W sprawach nie uregulowanych mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz inne przepisy mające związek z wykonywaniem przedmiotu umowy.

Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa egzemplarze otrzymuje Zamawiający, a jeden egzemplarz Wykonawca.

Zamawiający Wykonawca

…………………………………………………. ………………………………………….

Załącznik nr 1 do umowy

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja jednego uroczystego spotkania wigilijnego w lokalu Wykonawcy wraz z poczęstunkiem, zastawą stołową i pełną obsługą kelnerską dla mieszkańców Gminy Bieruń korzystających z pomocy Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieruniu.
Zakres zadania:
Wykonawca zapewni w trakcie spotkania wigilijnego posiłki w formie ciepłego obiadu w dniu 18.12.2024 r. godz. 12.00 – 15.00 w lokalu Wykonawcy dla 25 osób.

W ramach spotkania wigilijnego Wykonawca zapewni również zastawę stołową dla każdego uczestnika wraz z naczyniami i sztućcami (zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń i sztućców jednorazowych), pełną obsługę kelnerską, świąteczną dekorację Sali i stołów (obrusy, świeczki, choinka) oraz odpowiednią oprawę muzyczną (kolędy).

Wykonawca udostępni lokal gastronomiczny w dniu: 18 grudnia 2024 r. w godz. 12.00-15.00
Lokal w którego pomieszczeniach odbywać się będzie spotkanie wigilijne musi znajdować się
na terenie Miasta Bieruń. Sala musi pomieścić min. 50 osób.

Liczba uczestników podana w ust. 1 jest szacunkowa. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników

może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu maksymalnie o 4 osoby. Sytuacja taka nie spowoduje zmiany zaproponowanego przez Wykonawcę w formularzu oferty kosztu posiłku przypadającego na jedną osobę. Fakt ten winien być przez wykonawcę uwzględniony przy kalkulacji ceny posiłku wigilijnego przypadającego na jednego uczestnika.

Menu na spotkanie wigilijne:
a) zestaw obiadowo - deserowy dla ok. 25 osób w dniu 18.12.2024 r.:

- zupa grzybowa z grzankami (300 ml),

- ziemniaki (200 g),

- kapusta z grzybami (200 g),

- surówka 2 rodzaje (łącznie 100 g),

- filet rybny smażony (150 g),

- 2 rodzaje ciasta (po 150 g), - sernik i jabłecznik

- makówki (150 g),

- kompot z suszonych owoców, kawa, herbata (bez limitu),

- opłatki (dla każdego uczestnika 1 szt.).

4.Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków z pełnowartościowych produktów,
z uwzględnieniem wymogów ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia oraz przepisów
o Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Załącznik nr 6

KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016.119.1), dalej RODO, informuje, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej
w Bieruniu, z siedzibą w Bieruniu 43-155, ul. Wł. Jagiełły 1, tel. 32 216 21 76.
W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, e - mail: iod@mops.bierun.pl.
1. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu przeprowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji, w związku z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, ustawy z dnia 11 września 2019 r. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i „Regulamin zasad postępowania przy udzielaniu przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bieruniu zamówień publicznych do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 13.08.2024r.

Pani/Pana dane osobowe będą tylko udostępnione osobom upoważnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa oraz osobom upoważnionym przez Administratora. Ponadto dane publikowane będą na stronie internetowej Administratora.

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzaneprzez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, w którym dane te są przetwarzane a następnie do celów archiwalnych
w interesie publicznym.
Przysługuje Pani/Panu prawo: dostępu do treści swoich danych, sprostowania danych, ograniczenia przetwarzania danych.
Dane udostępnione przez Panią/Pana nie będą podlegały profilowaniu.

Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych, jeśli stwierdzi Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pani/Pana narusza przepisy RODO.
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe i wynika z przepis prawa.
W przypadku niepodania danych nie będzie możliwy udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Jednocześnie zobowiązuję Panią/Pana do przekazania ww. informacji osobom, których dane Pani/Pan podała/podał.

Rejestr zmian wiadomości

wszystkie wiadomości